Text copied to clipboard!
Pealkiri
Text copied to clipboard!Koosoleku Planeerija
Kirjeldus
Text copied to clipboard!
Otsime Koosoleku Planeerijat, kes vastutab ettevõtte siseste ja väliste koosolekute planeerimise, korraldamise ja koordineerimise eest. Ideaalne kandidaat on organiseeritud, detailidele orienteeritud ning omab suurepäraseid suhtlemisoskusi. Koosoleku Planeerija mängib olulist rolli ettevõtte kommunikatsiooni ja koostöö sujuvuse tagamisel.
Töö hõlmab erinevate osapooltega suhtlemist, kalendrite haldamist, ruumide ja tehnika broneerimist ning vajalike materjalide ettevalmistamist. Samuti peab Koosoleku Planeerija tagama, et kõik osalejad oleksid informeeritud koosoleku ajast, kohast ja eesmärgist. Lisaks on oluline koosolekute protokollimine ja järeltegevuste jälgimine.
Töö nõuab head ajaplaneerimise oskust, võimet töötada mitme ülesandega korraga ning oskust kiiresti reageerida muutustele. Koosoleku Planeerija peab valdama erinevaid kontoritarkvarasid ja suhtlusplatvorme ning suutma töötada nii iseseisvalt kui ka meeskonnas.
See ametikoht sobib inimesele, kes naudib organiseerimist, suhtlemist ja kellele meeldib tagada, et kõik sujuks plaanipäraselt. Koosoleku Planeerija töö aitab kaasa ettevõtte üldisele efektiivsusele ja professionaalsele kuvandile.
Kohustused
Text copied to clipboard!- Koosolekute ajastamine ja kalendrite haldamine
- Koosolekuruumide ja tehnika broneerimine
- Osalejate teavitamine ja kutsete saatmine
- Koosolekumaterjalide ettevalmistamine ja jagamine
- Koosolekute protokollimine ja dokumenteerimine
- Järeltegevuste jälgimine ja meeldetuletuste saatmine
- Koostöö erinevate osakondade ja juhtidega
- Virtuaalsete koosolekute korraldamine ja tehniline tugi
- Koosolekute efektiivsuse analüüsimine ja parenduste soovitamine
- Töövoogude ja protsesside optimeerimine
Nõuded
Text copied to clipboard!- Varasem kogemus administratiivtöös või koosolekute korraldamisel
- Hea ajaplaneerimise ja organiseerimisoskus
- Suurepärased suhtlemis- ja koostööoskused
- Võime töötada iseseisvalt ja pingelistes olukordades
- Kontoritarkvara (nt MS Office, Google Workspace) valdamine
- Täpsus ja detailidele orienteeritus
- Eesti ja inglise keele oskus kõnes ja kirjas
- Tehniline taiplikkus ja võime kasutada virtuaalseid koosolekuplatvorme
- Diskreetsus ja konfidentsiaalsuse hoidmine
- Valmidus õppida ja kohaneda muutuvate vajadustega
Võimalikud intervjuu küsimused
Text copied to clipboard!- Milline on teie varasem kogemus koosolekute korraldamisel?
- Kuidas tagate, et kõik osalejad oleksid koosolekuks valmis?
- Milliseid tööriistu ja tarkvara olete kasutanud koosolekute planeerimisel?
- Kuidas käitute, kui koosolekuplaanid muutuvad viimasel hetkel?
- Kuidas tagate, et järeltegevused saavad ellu viidud?
- Kas olete kunagi korraldanud rahvusvahelisi või virtuaalseid koosolekuid?
- Kuidas suhtlete erinevate osapooltega, kellel on vastuolulised ajad?
- Milliseid meetodeid kasutate koosolekute efektiivsuse hindamiseks?
- Kuidas käsitlete konfidentsiaalset teavet?
- Milline on teie tugevus meeskonnatöös?
